Organizacja pracy biura rachunkowego – budowanie prestiżu na rynku
Obecnie założenie firmy nie jest trudne, jednak utrzymanie się na rynku już do łatwych nie należy. Tak też jest w przypadku biur rachunkowych. Oczywiście tutaj najważniejsza jest jakość usług. Jednak, aby klienci mogli przekonać się o najwyższej jakości pracy biura, kluczowe znaczenie ma dotarcie do jak największej liczby klientów, marketing szeptany, przesyłanie ofert tradycyjną pocztą w teczkach firmowych, udział w targach rachunkowości i konferencjach. Dzięki temu firma zyskuje zaufanie i prestiż.
Rzetelność i poufność najważniejsza w pracy biura rachunkowego
Najważniejsza w pracy biura rachunkowego jest rzetelność. Tutaj nie ma miejsca na pomyłki, które są bardzo kosztowne, gdyż nie tylko traci się klientów, ale również ponosi się odpowiedzialność finansową. Dlatego dbanie o terminowość rozliczeń i korzystanie z najwyższej jakości oprogramowania ma tutaj kluczowe znaczenie. Trzeba także wiedzieć, że żadne informacje nie mogą dostać się w niepowołane ręce, stąd program księgowy musi być dobrze zabezpieczony przed atakami, zwłaszcza, jeśli prowadzi się również księgowość online. Bardzo ważne jest także odpowiednie przeszkolenie pracowników. Niemniej jednak nawet najlepsze systemy bywają zawodne, dlatego wszystkie dokumenty księgowe tworzone na komputerze muszą posiadać kopie zapasowe, a wiele biur rachunkowych decyduje się również na przechowywanie dokumentów w formie tradycyjnej. Czasem jest to nawet konieczne, dla tych dokumentów które oryginalnie zostały stworzone w wersji papierowej. Oczywiście można stworzyć wersję elektroniczną poprzez zeskanowanie i uwierzytelnienie podpisem elektronicznym, jednak nie każde biuro się na to decyduje. Częściej w takiej sytuacji papierowe dokumenty są po prostu przechowywane w teczkach firmowych opatrzonych odpowiednią etykietą z nazwą firmy klienta. W tym przypadku ze względu na ochronę danych osobowych konieczne jest przechowywanie ich w zamkniętych na klucz szufladach bądź szafach na dokumenty.
Katalogowanie pomaga w zachowaniu porządku w papierach
W przypadku dużych biur rachunkowych konieczna jest dobra organizacja. Dlatego wybór teczek firmowych, które znajdziesz na stronie: https://www.openprint.pl/teczki-standard, zarówno do celów własnej działalności, jak i zawierających dokumenty klientów jest tu nieodzowne. Warto do własnych celów wykorzystać teczki firmowe z logo i nazwą biura rachunkowego, a te zawierające dokumenty klientów opatrzyć dodatkowymi etykietami. Teczki można umieszczać w większych organizerach i w ten sposób układać na regałach, a także w szafach na dokumenty. W przypadku tych drugich można również przechowywać teczki „luzem” dzięki temu, że zabezpieczone są zamknięciem na zamek. W tym przypadku jednak konieczne jest zastosowanie różnorodnej kolorystyki, a także ułożenie teczek w porządku alfabetycznym na poszczególnych półkach. Warto również przeznaczyć osobną półkę na dokumenty jeszcze nierozliczone, a także już wykonane rozliczenia, aby nic się nie zawieruszyło, co w przypadku wersji papierowych jest wręcz niezbędne.
Dobrze zorganizowane biuro rachunkowe pozwala wszystkim pracownikom na wykonywanie swoich obowiązków sprawniej i przede wszystkim bezbłędnie. Dzięki temu ogranicza się konieczność wykonywania wielu korekt, a mniejsza ich ilość, to większe zadowolenie klientów i możliwość pozyskania kolejnych dzięki poleceniom. W teczkach firmowych można przesyłać również oferty do firm w formie katalogowej, zawierającej zarówno zakres usług, jak i polecenia dotychczasowych klientów.
